Details
KI-gestützte Protokollierung von Sitzungen
Beschreibung
Die Stadt Glauchau nutzt das KI-gestützte Tool SpeechMind für die Protokollierung von Sitzungen. Ziel ist es, den vergleichsweise hohen Aufwand für die Erstellung von Sitzungsprotokollen und Niederschriften zu reduzieren.
SpeechMind ist eine KI-gestützte Protokollierungssoftware, die Audio- und Videoaufzeichnungen von Meetings, Sitzungen und Interviews automatisch in strukturierte schriftliche Protokolle umwandelt. Das Tool wurde speziell für Kommunen, Behörden und öffentliche Verwaltungen entwickelt, wird aber auch in Unternehmen und Bildungseinrichtungen genutzt.
Projektverlauf
Die Stadt Glauchau hatte hohe Aufwände für die Protokollierung von Sitzungen zu verzeichnen. Von Gesetz aus müssen von Gremiensitzungen Niederschriften angefertigt werden. Eine Sitzung von ca. vier Stunden benötigte im Schnitt knapp zwei Tage für die Anfertigung der entsprechenden Niederschrift. Ziel war es deshalb, den Personal- und Zeitaufwand für die Protokollierungen zu reduzieren.
Deshalb machte die Stadt Glauchau sich auf die Suche nach einem digitalen Tool zur Unterstützung bei der Protokollierung und stieß auf SpeechMind. Im August 2025 startete das Vorhaben: Nach den ersten zwei Versuchen mit Sitzungen, wurde eine 4-monatige Testphase vereinbart. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase war die Stadt Glauchau überzeugt von der großen Arbeitserleichterung, die das Tool mit sich bringt, und ist nun im Besitz einer Jahreslizenz, um SpeechMind in großem Stil nutzen zu können.
Mehrwert
Mit der derzeitigen Jahreslizenz können 360 Stunden Sitzungsmaterial pro Jahr aufgenommen und protokolliert werden. Unterschiedliche Sprecher werden von SpeechMind erkannt und zugeordnet. Außerdem ist es möglich, zu entscheiden, ob ein Verlaufs-, Wort-, oder Ergebnisprotokoll angefertigt wird. Auf der Audio-Aufnahme basierend wird dann das entsprechende Protokoll angefertigt, welches lediglich gegengelesen, qualitätsgesichert und ggf. gekürzt werden muss. Zusätzlich zum erstellten Protokoll erhalten Nutzer für jede Sitzung das entsprechende Transkript und das Audioprotokoll. Die Software versteht verschiedene Dialekte und funktioniert sowohl bei Präsenz- als auch bei Online-Meetings.
Aktuell hat die Stadt Glauchau durch SpeechMind ca. 40% weniger Aufwand bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen zu verzeichnen. Nach Implementierung einer Schnittstelle zum Rats- und Informationsdient werden bis zu 60 % Arbeitszeitersparnis avisiert.
Fazit & Ausblick
Die KI-gestützte Protokollierung hat durch die hohe Reduktion der Personalressourcen überzeugt. Für die Zukunft soll der Einsatz von SpeechMind in Glauchau noch ausgebaut werden und das Tool auch für Ortschaftsratssitzungen eingesetzt werden.
Einige wenige Punkte sind für die Umsetzung allerdings zu berücksichtigen:
Bei internen Sitzungen kann die Zuordnung zu den jeweiligen Sprechern für die KI herausfordernd sein, da solche Sitzungen tendenziell weniger strukturiert/geordnet verlaufen als öffentliche Sitzungen.
Wichtig für gute Ergebnisse ist grundsätzlich die Anfertigung einer qualitativen Aufnahme, auf der die Tonspur gut erkennbar ist. Dafür hat SpeechMind auch selbst eine App entwickelt, die für die Aufnahmen genutzt werden kann. Alternativ ist aber auch der Einsatz einer externen Audioaufnahme-App möglich.
Außerdem wichtig zu berücksichtigen ist die frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten. Der datenschutzrechtliche Einsatz von SpeechMind bei öffentlichen Sitzungen, deren Protokolle ohnehin veröffentlicht werden, ist normalerweise unproblematisch. Bei beispielsweise internen Sitzungen ist aber eine spezifische Prüfung und Freigabe des DSB notwendig.
Weiterführende Informationen
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