Details
Systematisches Prozessmanagement mithilfe der PICTURE-Prozessplattform in der Stadtverwaltung Limbach-Oberfrohna
Beschreibung
Quelle: PICTURE GmbH
Die Stadt Limbach-Oberfrohna verfolgt das Ziel, ihre Verwaltung nachhaltig zu modernisieren, interne Abläufe effizienter zu gestalten und die Qualität der Verwaltungsarbeit zu verbessern. Ein zentraler Baustein ist der Aufbau eines systematischen, digitalen Prozessmanagements. Grundlage hierfür ist die cloudbasierte PICTURE-Prozessplattform, die eine standardisierte und benutzerfreundliche Modellierung von Verwaltungsprozessen ermöglicht. Die Plattform wurde speziell für öffentliche Verwaltungen entwickelt und erlaubt nicht nur die Abbildung eigener Abläufe, sondern auch den Austausch über kommunale Grenzen hinweg. So können Prozesse von anderen Kommunen als Vorlagen („Blaupausen“) im Prozessnetzwerk geteilt und nach den individuellen Bedürfnissen angepasst werden.
Projektverlauf
Quelle: PICTURE GmbH
Wissensverluste durch Personalwechsel und begrenzte Ressourcen erforderten dringend ein strukturiertes Prozessmanagement. Den Impuls dazu gaben zwei Studierende des berufsbegleitenden Studiengangs „Public Governance“ der Hochschule Meißen, die im Rahmen einer Projektarbeit erste konkrete Ansätze entwickelten. Aufbauend auf deren Ideen nutzte die Stadt eine vom Freistaat Sachsen finanzierte Lizenz der „PICTURE-Prozessplattform“ sowie ein begleitendes Beratungskontingent zur Qualifizierung von Multiplikatoren in den Fachämtern.
Den politischen Rückhalt lieferte der Oberbürgermeister, der Verwaltungsmodernisierung und E-Government zur Chefsache erklärte. In diesem Zuge wurde das Prozessmanagement organisatorisch in einer zentralen Stabsstelle verankert.
Pandemiebedingte Unterbrechungen, personelle Wechsel und begrenzte Zeitressourcen stellten das Projekt vor Herausforderungen. Die Hälfte der geschulten Multiplikatoren verließ später die Verwaltung, somit ging wertvolles Wissen verloren. Daher setzt das Projekt bewusst auf einen personenunabhängigen Wissensaufbau und das Prozessmanagement wurde in das städtische Ausbildungsprogramm integriert. Auszubildendeerfassen im Rahmen ihrer Praxiseinsätze relevante Arbeitsprozesse in den Fachämtern. Begleitet werden sie dabei von speziell geschulten Peer-Multiplikatoren. Diese praxisnahe Herangehensweise qualifiziert Nachwuchskräfte frühzeitig und sorgt gleichzeitig für eine kontinuierliche Dokumentation und Reflexion von Verwaltungsabläufen.
Mehrwert
Quelle: PICTURE GmbH
Das eingeführte Prozessmanagement schafft einen vielseitigen Mehrwert für die Stadtverwaltung Limbach-Oberfrohna. Durch die strukturierte Dokumentation werden Abläufe transparent, Verwaltungswissen gesichert und bei Personalwechseln oder Ausfallzeiten leicht verfügbar gemacht. Die bereichsübergreifende Zusammenarbeit wird gefördert und Verbesserungspotenziale können gezielt identifiziert werden.
Die Integration in die Ausbildung trägt zu einem nachhaltigen Wissensaufbau bei und sensibilisiert den Nachwuchs für moderne Verwaltungsprozesse. Das Peer-to-Peer-Prinzip stärkt die Eigenverantwortung der Auszubildenden und erhöht die Praxistauglichkeit der Ausbildung.
Die Nutzung der cloudbasierten „PICTURE-Prozessplattform“ erleichtert zudem den Austausch mit anderen Kommunen, da Prozesse standardisiert modelliert und als Vorlagen genutzt werden können. Insgesamt schafft das strukturierte Prozessmanagement eine solide Grundlage für digitale Transformation und nachhaltige Verwaltungsmodernisierung.
Fazit & Ausblick
Das Projekt in Limbach-Oberfrohna zeigt, dass auch unter schwierigen Rahmenbedingungen ein wirkungsvolles und zukunftsfähiges Prozessmanagement aufgebaut werden kann. Die Einbindung in die Ausbildung erweist sich dabei als besonders nachhaltiger Ansatz zur Sicherung von Verwaltungswissen und zur frühen Integration von Prozessdenken in den Arbeitsalltag.
Das geschaffene Fundament bietet eine stabile Basis für den weiteren Ausbau. In den kommenden zwei bis drei Jahren plant die Stadt, rund 80 Prozent der Verwaltungsprozesse zu erfassen und in der „PICTURE-Prozessplattform“ zu dokumentieren. Weiterhin ist die Hinterlegung von Stellenanteilen für ein hauptamtliches Prozesscontrolling vorgesehen.
