Details
Einsatz eines VerwaltungsGPT in Thalheim (Erzg.)
Beschreibung
Die Stadt Thalheim im Erzgebirge testet mit einem VerwaltungsGPT den Einsatz Künstlicher Intelligenz zur Unterstützung der täglichen Verwaltungsarbeit. Die Arbeitsumgebung orientiert sich an bekannten KI-Sprachmodellen und ermöglicht es den Mitarbeitenden, per Chat Dokumente wie Bescheide, Schreiben oder Anträge zu erstellen und zu überarbeiten. Dabei können unterschiedliche Sprachmodelle je nach Anwendungsfall ausgewählt werden. Das Abrechnungsmodell basiert auf Token bzw. Credits, d.h. die tatsächliche Nutzung wird in kleine Einheiten heruntergebrochen und nach Erreichen eines festen Kontigents wird die Leistung gedrosselt.
Grundlage des Systems ist eine Wissensdatenbank, die neben bundes- und landesrechtlichen Grundlagen auch kommunale Satzungen, Richtlinien und weitere verwaltungsinterne Dokumente einbindet. Ergänzt wird dies durch sogenannte „Fähigkeiten“ – vordefinierte KI-Anwendungen für typische Verwaltungsaufgaben, beispielsweise einen Bürokratie-Check, einen Datenschutz-Berater oder die Unterstützung bei Baumfällgenehmigungen. Diese können organisationsübergreifend genutzt und weiterentwickelt werden.
Über ein Rollen- und Rechtekonzept erhalten die einzelnen Ämter Zugriff auf die jeweils relevanten Funktionen. Weitere Einstellungen können ohne tiefgehende IT-Kenntnisse vorgenommen werden. Zudem lassen sich Vorlagen wie das städtische Briefpapier hinterlegen, sodass Dokumente direkt im Corporate Design erstellt und als Word- oder PDF-Datei ausgegeben werden.
Projektverlauf
Die Stadt verfolgt den Ansatz, Künstliche Intelligenz dort einzusetzen, wo sie Verwaltungsprozesse sinnvoll unterstützt und Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben entlastet. Der Impuls für das Projekt entstand durch den Austausch im KI-Stammtisch des Sächsischen Staatsministeriums für Infrastruktur und Landesentwicklung sowie im Netzwerk Junge Bürgermeister.
Derzeit befindet sich das Projekt in einer Testphase. Neben Ayunis Core wird auch eine TIVIO erprobt, um unterschiedliche Ansätze vergleichen zu können. Die bisherigen Erfahrungen sind durchweg positiv. Im Testbetrieb traten bislang keine relevanten Fehler auf. Auch die token- bzw. creditbasierte Nutzung der Sprachmodelle stellte bislang keine praktische Einschränkung dar.
Mehrwert
Der VerwaltungsGPT unterstützt die Mitarbeitenden insbesondere bei Routineaufgaben und der Erstellung standardisierter Dokumente. Dadurch können Bearbeitungszeiten verkürzt und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. Gleichzeitig bleibt die fachliche Verantwortung in der Verwaltung: Entwürfe können vor dem Versand weiterhin durch den Bürgermeister oder die zuständigen Mitarbeitenden geprüft und freigegeben werden.
Ein besonderer Mehrwert liegt in der datenschutzgerechten Nutzung. Personenbezogene Daten werden automatisch erkannt und für die Verarbeitung anonymisiert bzw. ausgegraut. Durch die Einbindung kommunaler Regelwerke und Fachwissen liefert das System zudem verwaltungsspezifische Unterstützung, beispielsweise bei der Anwendung von Gebührensatzungen oder der Berechnung von Kosten für Feuerwehreinsätze. Damit wird KI nicht als Ersatz, sondern als Assistenzsystem für die kommunale Verwaltung eingesetzt.
Fazit & Ausblick
Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass der Einsatz eines VerwaltungsGPT auch in kleineren Kommunen praktikabel sein kann, wenn der Fokus auf konkreten Anwendungsfällen mit erkennbarem Mehrwert liegt. Entscheidend für den erfolgreichen Einstieg war die offene Erprobung verschiedener Lösungen sowie der Austausch mit anderen Kommunen und Netzwerken. Die Mitarbeiter der Verwaltung können anhand von im Internet verfügbaren Schulungen an das Thema herangeführt werden.
Perspektivisch soll die Nutzung zunächst innerhalb der Verwaltung weiter ausgebaut werden. Geplant ist unter anderem die Anbindung weiterer Fachverfahren, beispielsweise des Ratsinformationssystems sowie perspektivisch von Anwendungen für Haushaltsplanung und Jahresabschlüsse. Hierfür müssen zunächst die technischen Schnittstellen geprüft werden. Herausforderungen bestehen auch in gesetzlichen Regelungen zum Einsatz von KI in Verwaltungen.
Die Stadt setzt bereits weitere digitale Lösungen ein, etwa ein KI-basiertes Straßenerkennungssystem (Vialytics). Die dort gewonnenen Daten haben bereits dazu beigetragen, Sanierungsbedarfe – auch von Landes- und Bundesstraßen – sichtbar zu machen und unter anderem die Sanierung der B 180 zu unterstützen. Der VerwaltungsGPT ist damit Teil einer übergeordneten Strategie, digitale Werkzeuge gezielt zur Modernisierung der kommunalen Verwaltung einzusetzen.
Weiterführende Informationen
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