Details
DSGVO-konforme Kommunikation - Verwaltungsdigitalisierung mit modernen Informations- und Kommunikationstechnologien
Beschreibung
Mit den Produkten “FTAPI SecuMails” und “SecuForms” wurde im KSV Sachsen die Grundlage für einen datenschutzkonformen Austausch von Informationen geschaffen. Ziel war es, diesen Vorgang für die Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten. Während “SecuMails” es ermöglicht, innerhalb von Outlook E-Mail-Anhänge oder auch gesamte E-Mails zu verschlüsseln, werden mit “SecuForms” Formulare im Internet bereitgestellt, über die Antragsteller, Klienten und Partner ihre Anträge, Bewerbungen, Rechnungen oder Widersprüche sicher einreichen können.
Außerdem nutzt der KSV Sachsen “SecuRooms”, um Dateieingänge von Einreichern zu strukturieren und ersetzt damit das bisherige Sammelpostfach. Der Kommunale Sozialverband Sachsen verwendet die Lösung “FTAPI SecuRooms”, um Trägern von Pflegeeinrichtungen bzw. den Pflegeeinrichtungen selbst die Möglichkeit zu geben, ihre Rechnungen zu Bewohner-Heimkosten einfach und sicher digital einzureichen. Durch einen automatischen Prozess werden die Dokumente importiert und für den Nachfolgeprozess aus dem Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Mehrwert
Begonnen hat der KSV Sachsen mit der OnPremise-Variante FTAPI SecuMails und SecuForms, um dem Datenschutz auf alle Fälle gerecht zu werden. Inzwischen gibt es nur noch die Cloudlösung. Das Rechenzentrum wurde erst vor kurzem nach BSI C5 Typ 2 zertifiziert, so dass sich nun niemand mehr aufwändig mit der Datenschutzeinhaltung der Lösung auseinandersetzen muss.
Durch den Einsatz von FTAPI SecuRooms verringert sich der Aufwand beim Scannen von Papier-Dokumenten zur Bereitstellung für das Datenmanagementsystem (DMS), da die digitalen Dokumente sofort weiterverarbeitet werden können.
Fazit & Ausblick
Verschlüsselte Emails und sichere Datenräume zum Datenaustausch sind von großer Bedeutung für die Behördenkommunikation. Im Kommunalen Sozialverband Sachsen wurden in den vergangenen Jahren damit positive Erfahrungen gemacht. Die Lösungen SecuMails und SecuForms von FTAPI werden flächendeckend für die Kommunikation zwischen Ämtern, Krankenkassen, weiteren Einrichtungen und Bürgern eingesetzt. Zukünftig soll auch der Einsatz von FTAPI SecuRooms weiter ausgebaut werden. Mit diesen niedrigschwelligen Lösungen können zudem Formulare aller Art erstellt werden – zum Beispiel für digitale Mängelmeldungen und Beschwerdeformulare. Diese Formulare ermöglichen Bürgern, Heimbewohnern bzw. Betreuern das sichere Hochladen verschiedenster Informationen und Dateiformate, die dann strukturiert und gezielt beim zuständigen Sachbearbeiter eingehen. Gerade für Kommunen ohne digitale Bürgerbüros oder City-Apps kann dies einen ersten wichtigen Schritt in Richtung digitaler Service darstellen.
In Zukunft werden weitere Ideen und Anforderungen im digitalen Bereich umgesetzt, die unter anderem auch einen höheren Schutzbedarf mit sich bringen. Die Einführung eines DMS erfordert zudem eine sichere Entgegennahme digitaler Dokumente sowie deren strukturierte Ablage für die nachfolgenden DMS-Prozesse. Dafür wird die Nutzung sicherer Datenräume weiter ausgebaut. Darüber hinaus ist die Bereitstellung von Vergabeunterlagen sowie die Möglichkeit der digitalen Angebotseinreichung geplant.
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