Details
Digitale Serviceplattform Mittelsachsen
Beschreibung
Das mehrsprachige Serviceportal Mittelsachsen ist ein digitales Angebot der Ausländerbehörde Mittelsachsen und richtet sich gezielt an ausländische Arbeitnehmende, die in der Region Fuß fassen möchten. Es vereint innovative Technologien mit einem niedrigschwelligen Zugang zu wichtigen Informationen und Dienstleistungen rund um den Einstieg in den regionalen Arbeitsmarkt. Zentrales Ziel ist es, durch Digitalisierung und Künstliche Intelligenz die Abläufe effizienter zu gestalten, Transparenz zu schaffen und die Integration ausländischer Fachkräfte sowohl in den Berufsalltag als auch in das gesellschaftliche Leben zu erleichtern.
Das Portal bietet zahlreiche Funktionen: Neben virtuellen Sprechstunden mit Mitarbeitenden der Ausländerbehörde steht den Nutzerinnen und Nutzern ein KI-gestützter Chat-Bot zur Verfügung, der bei standardisierten Anfragen schnell und zuverlässig weiterhilft. Ein intelligenter Formularassistent unterstützt bei der Bearbeitung notwendiger Unterlagen. Ergänzt wird das Angebot durch ein Migrationsdashboard, diverse Tests sowie eine strukturierte FAQ-Sektion. Besonders hervorzuheben sind die mehrsprachigen Kompetenzchecks, die eine zielgerichtete Vermittlung in Integrations- und Qualifizierungsmaßnahmen ermöglichen.
Mit seinem Fokus auf digitale Zugänglichkeit – unabhängig von Ort und Zeit – trägt das Serviceportal entscheidend zur Entlastung der telefonischen Hotline bei. Komplexe Anliegen werden durch die Möglichkeit zur direkten Terminbuchung aufgefangen. Insgesamt optimiert die Plattform Prozesse, sensibilisiert für behördliche Abläufe und stärkt die Region als attraktiven Arbeits- und Lebensort. Für dieses innovative Konzept wurde das Projekt mit dem Deutschen Fachkräftepreis 2025 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales in der Kategorie „Digitalisierung & KI“ ausgezeichnet.
Projektverlauf
Das Projekt „Digitale Serviceplattform Mittelsachsen“ wurde vom Landratsamt Mittelsachsen initiiert, um den steigenden Anforderungen an die Ausländerbehörde digital und innovativ zu begegnen. Im Mittelpunkt stand von Beginn an die Idee, einen digitalen Raum zu schaffen, in dem sich insbesondere ausländische Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, aber auch Arbeitgeber sowie Asylbewerber schnell und unkompliziert über rechtliche Rahmenbedingungen, Integrationsangebote und behördliche Prozesse informieren können. Angesichts personeller Engpässe innerhalb der Verwaltung sollte zudem eine direktere, digitale Kommunikation ermöglicht werden – mit dem Ziel, die Ausländerbehörde anschaulicher, zugänglicher und alltagsnäher zu gestalten.
Die Projektentwicklung wurde durch einen umfassenden Förderantrag getragen, der gemeinsam mit der Fachkräfteallianz Mittelsachsen ausgearbeitet wurde. Hierbei beteiligten sich zahlreiche Akteurinnen und Akteure aus Wirtschaft, Verwaltung, Kammern, Bildungseinrichtungen sowie Vertreterinnen und Vertreter von Arbeitgebern, Verbänden, Universitäten und sogar von Lehrer- und Schülervertretungen. Die Förderung läuft noch bis Februar und bildete die Grundlage für die erfolgreiche Realisierung der Plattform.
Nach erfolgreicher Ausschreibung wurde ein Dienstleister mit der Entwicklung der Serviceplattform beauftragt. Die Inhalte der Plattform wurden durch die Einbindung regionaler und lokaler Netzwerkpartner erarbeitet. Die Servicestelle Arbeit und Migration der Ausländer- und Asylbehörde ist mit der konkreten Umsetzung des Projekts betraut und übernahm das Einpflegen der Inhalte und die Gestaltung der Webseite.
Mehrwert
Die „digitale Ausländerbehörde“ als Kernelement der Plattform bietet ein modernes, barrierefreies und ortsunabhängiges Informationsangebot, das jederzeit abrufbar ist. Bürgerinnen und Bürger können standardisierte Anliegen direkt über das Portal klären, während bei komplexeren Fragestellungen eine direkte Terminbuchung ermöglicht wird. Die klare Struktur, verständliche Sprache und der Einsatz von unterstützenden Elementen wie einem KI-gestützten Chatbot sowie mehrsprachigen Inhalten sorgen für einen breiten und inklusiven Zugang.
Besonders positiv wird das Angebot von Nutzerinnen und Nutzern bewertet, obwohl bislang noch keine systematische statistische Erhebung der Nutzung vorliegt. Erste Rückmeldungen bestätigen jedoch, dass die Plattform zu einer deutlich besseren Orientierung beiträgt, bürokratische Hürden reduziert und die Kommunikation mit der Behörde erleichtert. Sie leistet somit einen wesentlichen Beitrag zur Modernisierung der öffentlichen Verwaltung, stärkt das Vertrauen in behördliche Prozesse und unterstützt die Integration ausländischer Fachkräfte nachhaltig.
Fazit & Ausblick
Die Entwicklung der digitalen Serviceplattform Mittelsachsen war und ist ein ambitioniertes Projekt, das neben vielen Fortschritten auch mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert war. Besonders die umfassenden technischen Rahmenbedingungen, stellte das Projektteam vor hohe Anforderungen. Themen wie Datenschutz, insbesondere im Hinblick auf den EU AI Act, sowie rechtliche Fragen zur Integration von Künstlicher Intelligenz erschwerten den Prozess zusätzlich. Auch die inhaltliche Ausgestaltung, visuelle Umsetzung und mehrsprachige Übersetzung nahmen ein hohes Zeitkontingent ein. Die Umsetzung des Projektes erforderten ein besonderes Maß an Planungsgenauigkeit und Umsetzungsstärke. Nach der Liveschaltung der Plattform zeigten sich Verbesserungspotenziale, die fortwährenden zusätzlichem Aufwand erforderten. Ein zentrales Learning aus dem Prozess lautet: Frühzeitige Abstimmungen mit allen Stakeholdern und Partnern, klare Konzeptarbeit und der Austausch mit Best-Practice-Beispielen sind entscheidend für eine erfolgreiche und effiziente Projektumsetzung.
Die Inhalte müssen kontinuierlich aktualisiert, das System gepflegt und der Funktionsumfang weiter ausgebaut werden. Auch die Öffentlichkeitsarbeit soll künftig verstärkt werden, um die Sichtbarkeit und Nutzung der Plattform weiter zu steigern. Für die Zukunft ist die Integration weiterer Elemente wie ein KI-Chatbot, Übersetzungsdienste und der Ausbau einer Lernplattform vorgesehen. Ab dem Jahr 2026 ist eine erste zielgruppenfokussierte Evaluation geplant, die eine datengestützte Weiterentwicklung ermöglichen soll.
Die Plattform wurde bewusst modular aufgebaut, sodass viele der programmierten Typo3-Module - wie etwa das Statistik-Dashboard exportfähig und transferierbar sind. Dadurch können auch andere Regionen vom Wissenstransfer profitieren. Eine – zumindest teilweise - Übertragbarkeit auf andere Landkreise ist damit grundsätzlich möglich. Da die digitalen Leistungen jedoch auf spezifische Anforderungen des Landkreises Mittelsachsen erstellt wurden, ist ein vollständiger Transfer nicht realistisch. Jedoch steht die Servicestelle Arbeit und Migration Mittelsachsen als Ansprechpartner in diesem Zusammenhang jederzeit gern zur Verfügung.
